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L’exploitation d’une entreprise apporte plusieurs avantages, par contre cela peut demander beaucoup de temps et être exigeant. Avez-vous déterminé qui prendrait la relève si vous n’étiez plus en mesure de vous occuper de votre entreprise? Ou qui la gérerait en votre absence?

Il est certes facile de se laisser entraîner dans le tourbillon des activités quotidiennes, mais vous devez vous assurer de disposer d’une planification successorale à jour, qui tient compte de vos intérêts.

« Il est primordial de réfléchir comment vos opérations seraient maintenues advenant que vous n’étiez plus en mesure de le faire », explique Abby Kassar, vice-présidente, Services de planification, Clientèle fortunée, Services de gestion de patrimoine RBC. « Une planification successorale détaillée doit tenir compte non seulement de la distribution de vos actifs à votre décès, mais aussi de qui prendra les décisions en votre nom, tant sur le plan personnel que financier, si vous ne pouviez le faire. »

Procuration

Ce type de planification requiert une procuration. Il en existe deux types : la procuration relative aux biens et la procuration relative aux soins personnels. Selon votre province ou territoire de résidence, vous pourriez avoir recours à d’autres types d’instructions relatives aux soins personnels. Par exemple, si vous habitez au Québec, vous établirez un mandat de protection plutôt qu’une procuration. Demandez à un conseiller juridique qualifié de vous indiquer les documents nécessaires en fonction de votre lieu de résidence et votre situation.

« Lorsqu’il est question de décès ou d’inaptitude, il n’est pas rare de procrastiner. Une procuration bien préparée peut non seulement faire en sorte que vos décisions personnelles et financières soient prises en charge de manière appropriées, mais aussi d’assurer le maintien des opérations de votre entreprise », ajoute Mme Kassar. « Il est important de le faire, que vous soyez propriétaire unique d’une société privée, associé d’une société en nom collectif, ou encore propriétaire ou administrateur d’une société légalement constituée ».

Qui devriez-vous désigner comme fondé de pouvoir?

Lorsque vient le temps de choisir un fondé de pouvoir, vous devez d’abord et avant tout penser à une personne qui agira au mieux de vos intérêts. Si vous détenez ou exploitez une société privée, vous devriez aussi établir qui serait le plus apte à en prendre la relève. Vous pouvez désigner un ou plusieurs fondés de pouvoir. Pensez à nommer une ou des personnes qui connaissent bien votre entreprise et qui peuvent collaborer avec les administrateurs, les actionnaires, les associés, les employés et autres membres du personnel qui participent à la prise de décisions au quotidien.

Un choix judicieux peut éviter la perturbation de vos opérations et ainsi minimiser les répercussions sur vos clients.

D’autres facteurs doivent être pris en compte. Qui pourrait prendre la relève de votre fondé de pouvoir s’il était dans l’incapacité de remplir ses obligations? Devriez-vous le rémunérer? Le cas échéant, quel montant? Votre fondé de pouvoir peut-il déléguer ses pouvoirs à quelqu’un d’autre? Discutez de ces points avec votre conseiller juridique qualifié et, s’il y a lieu, avec les personnes clés de votre entreprise pour tenir tout le monde informé de vos décisions.

Quand la procuration prend-elle effet?

Pensez aux tâches à accomplir pour maintenir vos opérations et gérer vos affaires si vous n’étiez plus en mesure de le faire. Outre le recours à une procuration en cas d’incapacité physique ou mentale, vous pouvez aussi en prévoir l’application dans d’autres situations. Le mandant peut décider des pouvoirs qu’il octroie, du moment qu’ils prennent effet ainsi que leur durée. Par exemple, vous pourriez souhaiter que votre fondé de pouvoir agisse en votre nom uniquement lorsque vous êtes en voyage d’affaires ou lorsque vous êtes en vacances. La procuration peut s’appliquer à une absence précise et peut aussi être permanente si vous êtes frappé d’une incapacité et qu’il vous est difficile, voire impossible de gérer vos affaires.

Afin que votre procuration relative aux biens demeure valide pendant votre incapacité, elle doit stipuler que les pouvoirs délégués soient maintenus nonobstant l’incapacité mentale du mandant. Une telle procuration est dite « permanente » ou « perpétuelle ». En l’absence d’une telle clause, les pouvoirs délégués seront révoqués si vous perdez votre capacité mentale. Il pourrait s’agir de la période précise où vous aurez besoin d’une procuration valide.

Il est possible aussi d’indiquer que votre procuration prendra uniquement effet lorsque vous n’êtes mentalement plus apte à gérer vos finances. Dans ce cas, veillez à en informer votre avocat et assurez-vous qu’il définit clairement la situation dans laquelle la procuration s’appliquerait. Si elle prenait effet en cas d’incapacité mentale, demandez à votre avocat d’indiquer quelle personne ou organisme serait en charge de déterminer votre capacité et ainsi de prévoir un mécanisme approprié de résolution de conflits au cas où un conflit survenait.

Quels pouvoirs déléguer à votre fondé de pouvoir?

Pour déterminer les pouvoirs à déléguer, songez aux problèmes auxquels votre fondé de pouvoir pourrait être confronté et donnez des instructions pour les résoudre. N’oubliez pas que votre fondé de pouvoir doit respecter le principe fondamental selon lequel il agit à titre de fiduciaire et qu’il est tenu d’agir au mieux de vos intérêts. D’autres principes du « common law » (à l’exception du Québec) s’appliquent aussi à la relation de fiduciaire établie entre le mandant et son fondé de pouvoir. Ils découlent de la loi et il n’est pas nécessaire de les énoncer expressément dans la procuration. Par exemple, le fondé de pouvoir doit éviter les conflits d’intérêts et agir de bonne foi. Gardez ceci à l’esprit lorsque vous déciderez des modalités suivant lesquelles vous donnerez une procuration et des situations dans lesquelles vous voudrez confier des pouvoirs à votre fondé de pouvoir.

En ce qui a trait à vos actifs personnels, si vous désirez que votre fondé de pouvoir puisse accomplir l’une des tâches suivantes, vous devez intégrer dans votre procuration une disposition qui l’autorise à :

  • Déléguer des pouvoirs d’investissement à un gestionnaire de portefeuille ou à un conseiller en placement ;
  • Faire des dons ou accorder des prêts à des tiers, dont des organismes de bienfaisance ;
  • Mettre en œuvre des stratégies de planification successorale, comme l’établissement d’une fiducie entre vifs et la réalisation d’un gel successoral (partout au Canada) ainsi que le transfert des actifs d’un compte à titulaire unique à un compte conjoint avec droit de survie (à l’exception du Québec) ;
  • Nommer des bénéficiaires dans les contrats de REER, de FERR, de CELI (à l’exception du Québec) et/ou d’assurance.

En revanche, d’autres points doivent être considérés en ce qui concerne les actions et la gestion de votre société privée. Elles sont abordées dans les sections qui suivent.

Agir à titre d’administrateur d’une société

Votre fondé de pouvoir pourrait ne pas être en mesure d’effectuer de transactions dans les comptes de l’entreprise avec la procuration. Règle générale, seuls les représentants autorisés, un dirigeant ou un administrateur, peuvent accéder aux comptes de l’entreprise. Lorsque vous nommez un fondé de pouvoir, vous l’autorisez à vous représenter à titre d’actionnaire. Ainsi il est autorisé en votre nom à vendre ou céder vos actions ou exercer le droit de vote qui y est rattaché. Par contre, la procuration ne l’autorise pas à agir à titre d’administrateur de votre société.

Pour être administrateur et agir à ce titre, votre fondé de pouvoir, en sa qualité d’actionnaire au titre de la procuration, doit se proclamer élu au poste d’administrateur. Ainsi, si vous êtes administrateur d’une société, pensez à cette étape additionnelle pour donner les pouvoirs dont il a besoin pour remplir les obligations que vous souhaitez lui confier. Si vous n’êtes pas seul actionnaire, votre fondé de pouvoir pourrait devoir obtenir le consentement pour être élu administrateur. En planifiant et en informant toutes les personnes concernées, vous pourriez lui donner les pouvoirs nécessaires pour remplir ses obligations.

Si vous souhaitez que votre fondé de pouvoir effectue des opérations en votre nom dans des comptes d’entreprise, consultez un conseiller juridique qualifié à propos des documents qui peuvent être exigés.

Votre fondé de pouvoir est-il propriétaire d’une société?

Si vous lui accordez des pouvoirs étendus qui lui permettent d’exercer les droits de vote rattachés à votre participation dans une société, l’Agence du revenu du Canada (ARC) pourrait considérer votre fondé de pouvoir comme propriétaire des actions; à moins que l’exercice des droits de vote ne soit subordonné à votre décès, à votre faillite ou à votre invalidité permanente.

L’ARC a statué que si vous autorisez votre fondé de pouvoir à exercer les droits de vote rattachés aux actions d’une société sous votre contrôle juridique, votre société devient associée à toute autre société contrôlée par votre fondé de pouvoir. Cette association pourrait avoir des incidences fiscales involontaires. Les deux sociétés pourraient alors devoir partager la déduction accordée aux petites entreprises, ce qui risquerait de réduire l’avantage fiscal dont chaque société aurait pu bénéficier. Lorsque vous incluez des pouvoirs dans votre procuration, veillez à ce que la désignation n’associe pas involontairement votre société à une société contrôlée par votre fondé de pouvoir. Pour réduire le risque à cet égard, prévoyez que la procuration prendra effet seulement dans le cas où vous seriez frappé d’une incapacité permanente.

Nota : Lors de la rédaction ou la mise à jour d’une procuration, il est important de consulter un conseiller juridique qualifié pour veiller à ce que vos volontés soient prises en compte et à ce que tous les renseignements soient consignés adéquatement.