Guide pour les réunions de famille : Cinq conseils

Il existe de nombreuses variantes de types et de tailles de familles au Canada, incluant les familles biparentales, monoparentales, reconstituées et multigénérationnelles, pour n’en nommer que quelques-unes. Au-delà de ces classifications plus structurelles, vous et votre famille aurez vos propres circonstances, dynamiques, valeurs et croyances uniques qui contribuent tous à vos besoins et objectifs de planification. Tout bien considéré, selon votre situation particulière, ces aspects pourront aussi jouer un rôle important sur la manière dont vous aborderez la question de transfert de patrimoine.

Selon le Rapport 2017 sur le transfert de patrimoine de RBC Gestion de patrimoine (GP), lorsqu’il s’agit de communications intergénérationnelles, la majorité des Canadiens négligent l’importance d’un dialogue familial dans le cadre d’une planification de transfert de patrimoine. En fait, chez les répondants, soixante pour cent ont mentionné ne pas être confortables à l’idée de partager des détails de leurs planifications de transfert de patrimoine avec leurs bénéficiaires prévus, treize pour cent d’entre eux disant ne pas souhaiter partager quelque information que ce soit avec eux. Dans de tels cas, où la communication est limitée ou aucunement proactive, le risque de mésententes et le manque de clarté augmentent considérablement, ce qui peut entraîner toute une gamme d’enjeux potentiels pour les membres de la famille au cours du transfert de patrimoine.

Établir une communication appropriée pour votre famille

On peut comprendre aisément que le niveau de confort à discuter de planifications successorales et testamentaires variera d’une personne à l’autre parmi les membres d’une même famille. Ceci étant, il existe une vaste gamme de stratégies de communication qui pourront être utilisées pour y pallier. Que vous privilégiez avoir des discussions de portée plus générale ou de divulguer plus de détails concernant vos planifications, une approche efficace à considérer consiste en une fréquence régulière de réunions familiales.

Principaux avantages des réunions familiales :

1. Fournir des apprentissages financiers à toutes les parties impliquées.
2. Encourager un dialogue ouvert et continu entre les membres de votre famille.
3. Fournir une opportunité à tous les participants de mieux comprendre vos volontés et vos intentions, et pourquoi vous avez fait certains choix.
4. Réduire la probabilité de conflits ou d’incertitudes quant à l’administration de la succession ou advenant une invalidité.
5. Aider à s’assurer que vos êtres chers ne soient pas laissés dans l’ignorance quant à vos souhaits et intentions, et le pourquoi de ceux-ci.
6. Tenir les membres de votre famille au courant de tout changement potentiel à vos planifications ou documents pertinents.

Les éléments suivants sont certainement des principaux facteurs à considérer pour établir, tenir et s’assurer de réunions familiales productives.

1. Évaluer vos planifications et les raisons d’être de vos objectifs et décisions.

Lors de la préparation d’une première réunion familiale ou avant même d’amorcer de telles conversations sur un transfert de patrimoine, commencez par revoir certains des détails de vos planifications actuelles. Cela devrait inclure vos principales décisions aux plans de la planification successorale et testamentaire, vos volontés et les aspects à considérer quant aux soins de santé et soins aux personnes âgées, toute intention que vous pourriez avoir de faire des dons de votre vivant ou par voie testamentaire, et toute préférence en matière de dons de bienfaisance.

Note : lors de cette préparation initiale, vous pourriez vouloir consulter votre professionnel qualifié en planification successorale afin de confirmer la raison d’être de vos diverses décisions et, si nécessaire, mettre à jour vos documents avant la réunion.

Identifier clairement et bien documenter vos intentions à l’avance pourra aider à générer des sujets de discussion et développer un ordre du jour pour la réunion. Encore une fois, rappelez-vous que le niveau de divulgation est à votre discrétion. (Par exemple, certaines familles préfèrent discuter de patrimoine dans des termes généraux sans divulguer de montants en dollars).

2. Considérer les principaux éléments ou aspects de votre famille.

Ensuite, songez à la dynamique, à la situation et aux relations entre les membres de votre famille.

• Qui dans votre famille prend part présentement à la gestion de vos actifs familiaux et vos décisions en matière de planification ? Existe-t-il une ou des personnes qui joueront un rôle majeur dans l’administration de vos actifs, comme celles désignées dans vos procuration et/ou testament pour agir comme mandant et/ou exécuteur/liquidateur ? Existe-t-il des raisons spécifiques pour cela et qui devraient être expliquées à des membres de la famille moins impliqués ?
• Identifiez des enjeux potentiels, le cas échéant, auxquels vous pourriez faire face lors de la communication de vos volontés et intentions, et préparez-vous à l’avance pour en discuter.
• Existe-t-il des dynamiques, des complexités ou des situations spécifiques qui devront être considérées lors de la préparation de la réunion ?
• Votre famille pourrait-elle bénéficier de la présence d’un facilitateur qualifié pour l’aider à s’assurer du déroulement harmonieux de vos réunions familiales, et ce, même s’il ne s’agissait que lors de la réunion initiale ?

3. Planifier les réunions.

Afin d’établir un cadre pour ces réunions, réfléchissez aux considérations suivantes. Il pourrait s’agir d’une opportunité intéressante pour impliquer des membres de votre famille et planifier les réunions ensemble, ce qui pourrait aider à promouvoir un forum ouvert et inclusif pour de futures conversations.

Qui ?

• Identifiez tous les individus nommés dans votre testament et planifications successorales et d’autres qui à l’extérieur de ce groupe pourraient être touchés par vos planifications. Puis, déterminez qui devrait participer à vos réunions. Selon la dynamique au sein de votre famille, il pourrait s’agir d’une raison additionnelle pour considérer l’apport d’un facilitateur qualifié pour vous aider lors des réunions et intervenir lors de conversations potentiellement difficiles.
• Discutez de la possibilité voulant que certains membres de la famille puissent vouloir proposer leurs services ou assumer un rôle lors des réunions (p. ex. pour présider les réunions, rédiger un compte-rendu ou effectuer des suivis d’actions). La définition de rôles pourrait contribuer à l’imputabilité de tous, et avoir des notes documentées qui sont distribuées et conservées est un moyen de s’assurer que l’information sera sauvegardée de façon précise et diminuera la probabilité de conflits conséquents à des mémoires faillibles ou des détails oubliés.

Où ?

• Existe-t-il des facteurs géographiques à considérer pour des membres de la famille ? Discutez-en avec les personnes impliquées afin de tenter de comprendre leurs préférences et de déterminer si les réunions devraient avoir lieu en personne ou par vidéoconférence ou conférence téléphonique.
• Discutez à l’avance de l’environnement le plus approprié. Cet environnement devrait-il être plus officieux (comme votre résidence ou une autre demeure familiale) ou officiel (comme dans une salle de conseil d’administration ou une salle de réunion) ? Rappelez-vous que l’objectif étant d’encourager une communication ouverte, l’environnement choisi devra être confortable et convenir à votre famille.

Quand ?

• Toujours selon la dynamique au sein de votre famille, discutez à savoir si la réunion devrait être un événement distinct ou plutôt combinée avec un autre événement familial ?
• À quelle fréquence devriez-vous prévoir ces réunions ? Cet aspect dépendra de votre situation particulière, mais en règle générale on voudra en tenir une annuellement ou semi-annuellement.

Quoi/Comment ?

• Déterminez quelle information vous voulez partager personnellement avec le groupe et notez les principaux points à discuter. Pour vous aider à préparer l’ordre du jour, revisitez les principaux sujets énumérés dans la première étape (décisions /documents aux plans de la planification successorale, aspects à considérer quant aux soins de santé et aux personnes âgées, les dons de votre vivant ou par voie testamentaire, et vos intentions en matière de dons de bienfaisance).
• Envisagez aussi de prendre des notes à l’avance afin d’étayer la raison d’être de certaines de vos décisions. Souvent, dans les familles, le fait de partager le « pourquoi » et la raison d’être de certaines décisions s’avérera bénéfique pour les membres de la famille.

4. Déroulement de la réunion.

• Distribuez l’ordre du jour avant la réunion afin de permettre aux membres de votre famille de s’y préparer et encouragez chacun à proposer l’ajout de points de discussion qui leur importent. Cette approche aidera à promouvoir un dialogue ouvert et des conversations inclusives.
• Considérez amorcer la réunion en mentionnant en introduction les valeurs ou les réalisations de votre famille, ou en invitant chacun à partager leurs objectifs ou leurs attentes face à ces réunions afin d’instaurer une ambiance misant sur l’inclusivité.
• Que vous et votre famille ayez choisi un environnement plus officiel ou officieux pour vos réunions, encouragez tous les participants à se comporter de façon professionnelle et respectueuse et à éviter toute perturbation.
• Dans votre ordre du jour, assurez-vous de prévoir assez de temps pour le volume d’information à présenter. Il vous faudra aussi prévoir du temps pour des questions ou des idées et pour discuter de toute action à entreprendre.
• Si possible, convenez d’une date pour la prochaine réunion afin que tous l’inscrivent à leur agenda.

5. Aider à maintenir l’élan.

• Dans les réunions subséquentes, prévoir du temps additionnel au début de celles-ci afin de revoir tout point en suspens de la réunion précédente.
• Exercez un suivi sur tout élément d’action identifié et intégrez, au besoin, tout ajustement ou toute idée.
• En général, essayez d’encourager l’ouverture grâce aux questions qui pourraient surgir ou au fur et à mesure que surviendront des événements ou des jalons dans vos vies. Communiquez périodiquement avec les membres de votre famille concernant leur rôle et responsabilités en lien avec les réunions ou vos planifications en général afin de continuer à promouvoir un forum ouvert de discussion.

Au moment de présenter et d’établir ces réunions au sein de votre famille, rappelez-vous qu’il s’agira souvent d’un processus évolutif et que maintenir le rythme et développer une routine pourrait prendre du temps. En somme, au-delà de communiquer vos souhaits et vos intentions et de mettre en place les bonnes planifications, il s’agit de la valeur et de la tranquillité d’esprit que peuvent vous apporter ces réunions ainsi qu’à votre famille pour ce qui est de tout bien ficeler.

Aspects additionnels à considérer en matière de planification de relève d’une entreprise familiale

Pour ces personnes propriétaires d’une entreprise familiale ou qui en font partie, il pourrait y avoir plusieurs questions additionnelles à se poser et plusieurs autres facteurs à considérer dans le cadre d’une planification de relève d’entreprise. Même si la question de la relève semblait prématurée, le fait d’établir une routine quant à la tenue de réunions familiales pourrait s’avérer bénéfique pour paver la voie pour le futur et établir un forum pour des discussions et une planification aux différentes étapes de votre entreprise.

Ce qui suit a été partiellement extrait de Réussir sa relève : Un guide pour préserver l’harmonie familiale au moment de la relève en entreprise.

Sur le plan de l’approche, à l’instar des familles dans un contexte autre que celui d’une entreprise, les réunions familiales seront plus efficaces lorsque planifiées d’avance avec des ordres du jour préparés en fonction des spécificités de votre famille. Pour la préparation des ordres du jour de ces réunions, vous pourriez vous servir de la liste suivante comme guide pour les sujets et points que vous aimeriez aborder lors de celles-ci.

---

---